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SGDE de MICIUDAPP

El módulo SGDE de MICIUDAPP es una herramienta integral para gestionar documentos, con funciones como digitalización, almacenamiento seguro y control de versiones.

REGISTRADO

Está registrado ante el Ministerio del Interior, lo que asegura su uso para documentos sensibles de asuntos internos.

TODO EN REGLA

Cumple con leyes colombianas como la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos y la Ley 594 de 2000 sobre gestión documental.

SEGURIDAD

MiciudAPP® integra dentro de su desarrollo un estricto sistema de seguridad el cual protege de manera estricta y constante toda tu información.

El Módulo de SGDE (Sistema de Gestión Documental Especializada) de MiciudAPP está diseñado para manejar eficientemente los documentos y archivos de una organización. Incluye las siguientes características principales:

  • Digitalización de Documentos: Convierte documentos físicos a formatos digitales como PDF o JPEG, con tecnología OCR para hacerlos buscables, soportando diversos tipos de archivos.
  • Almacenamiento Seguro: Almacena documentos en un repositorio centralizado con cifrado y copias de seguridad regulares, controlando el acceso mediante autenticación y permisos basados en roles.
  • Organización y Clasificación: Permite etiquetar, usar metadatos y crear taxonomías personalizadas, con estructuras de carpetas para una organización eficiente.
  • Control de Versiones: Registra cambios y mantiene un historial de versiones, permitiendo revertir a versiones anteriores si es necesario.
  • Acceso Controlado: Gestiona roles y permisos para garantizar la confidencialidad, con registros de auditoría para rastrear accesos y modificaciones.
  • Búsqueda Avanzada: Ofrece búsqueda de texto completo con consultas booleanas y filtros facetados para encontrar documentos rápidamente.
  • Integración con Otros Sistemas: Se integra con software como ERP o CRM a través de APIs, optimizando flujos de trabajo.
  • Notificaciones y Alertas: Envía recordatorios automáticos para revisiones y plazos, notificando por correo o interfaz.

Registro y Cumplimiento Legal

El módulo SGDE está registrado con el Ministerio del Interior, lo que indica que ha sido aprobado para gestionar documentos sensibles relacionados con asuntos internos, reforzando su confiabilidad. Además, cumple con las leyes colombianas relevantes, incluyendo:

  • Ley 1581 de 2012: Regula la protección de datos personales, asegurando la seguridad y privacidad de la información (Ley 1581 de 2012).
  • Ley 594 de 2000: Establece directrices para la organización y administración de archivos, garantizando integridad y accesibilidad (Ley 594 de 2000).
  • Regulaciones del Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC).

Esta conformidad asegura que el sistema cumple con los estándares más altos de seguridad y eficiencia exigidos por el gobierno colombiano.

 

Digitalización de Documentos

Este proceso implica la conversión de documentos físicos a formatos digitales como PDF, JPEG, entre otros, utilizando tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para hacer los documentos buscables. Esto permite manejar diversos tipos de archivos, asegurando calidad en las copias digitales y facilitando su uso en entornos digitales. Por ejemplo, un documento escaneado puede ser indexado para búsquedas rápidas, mejorando la accesibilidad.

Almacenamiento Seguro

Los documentos se almacenan en un repositorio centralizado con medidas de seguridad avanzadas, como cifrado para proteger datos sensibles y copias de seguridad automáticas para prevenir pérdidas. El acceso está controlado mediante autenticación de usuarios y permisos basados en roles, lo que asegura que solo personal autorizado pueda acceder a la información. Esto es crucial para cumplir con normativas de privacidad, como la Ley 1581 de 2012.

Organización y Clasificación

El sistema permite etiquetar documentos con metadatos y crear taxonomías personalizadas, facilitando la clasificación. Los usuarios pueden organizar documentos en carpetas y subcarpetas, lo que mejora la eficiencia en la búsqueda. Por ejemplo, un documento puede etiquetarse por fecha, autor o categoría, permitiendo búsquedas avanzadas con filtros facetados.

Control de Versiones

Mantiene un historial detallado de cambios, permitiendo rastrear modificaciones y revertir a versiones anteriores si es necesario. Esto es esencial para entornos colaborativos, donde múltiples usuarios pueden editar documentos, asegurando la integridad y precisión de la información.

Acceso Controlado

Gestiona roles y permisos para garantizar que solo personal autorizado acceda a ciertos documentos, con registros de auditoría que detallan quién accedió y cuándo. Esto refuerza la confidencialidad y cumple con requisitos legales de protección de datos, como los establecidos por el Archivo General de la Nación.

Control de Versiones

Mantiene un historial detallado de cambios, permitiendo rastrear modificaciones y revertir a versiones anteriores si es necesario. Esto es esencial para entornos colaborativos, donde múltiples usuarios pueden editar documentos, asegurando la integridad y precisión de la información.

Integración con Otros Sistemas

Se conecta con software como ERP, CRM, entre otros, a través de APIs o servicios web, lo que facilita flujos de trabajo cohesivos. Esto reduce redundancias y mejora la eficiencia operativa, integrando datos entre diferentes plataformas.

Notificaciones y Alertas

Envía recordatorios automáticos para revisiones de documentos y cumplimiento de plazos, notificando a los usuarios por correo electrónico o a través de la interfaz del sistema. Esto asegura que tareas importantes no se pasen por alto, mejorando la gestión del tiempo.

El módulo SGDE de MiciudAPP ofrece una solución robusta para la gestión documental, con características avanzadas que mejoran la eficiencia y seguridad. Su registración con el Ministerio del Interior refuerza su legitimidad para manejar documentos sensibles, mientras que su cumplimiento con leyes como la Ley 1581 de 2012, Ley 594 de 2000 y regulaciones del Archivo General y MinTIC asegura su alineación con los estándares colombianos. Esta combinación lo posiciona como una herramienta confiable para organizaciones que buscan optimizar su gestión documental y cumplir con requisitos legales.

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